Vragenlijst NZa voor kleine, middelgrote en grote zorgaanbieders

In DigiMV ziet u een tabel met twee categorieën:

• Zorgverleners in loondienst
• Overig personeel in loondienst

U vult per categorie in:

• Aantal fte
• Aantal fte instroom
• Aantal fte uitstroom

Definities:

Fte betekent “full time equivalent” en staat voor het aantal “voltijdeenheden” werknemers.

Hoe berekent u het aantal fte?

Om het aantal fte te berekenen volgt u de volgende stappen:

Stap 1: tel het aantal uren volgens de arbeidsovereenkomst bij elkaar op van personeel dat op 1 januari in dienst is, in het boekjaar in dienst is gekomen (instroom) of uit dienst is gegaan (uitstroom);

Stap 2 : deel het totaal per soort (in dienst, instroom, uitstroom) telkens door:

• 1.872 uur (bij een 36-urige werkweek, 52 weken x 36 uur)
• 1.976 uur (bij een 38-urige werkweek, 52 weken x 38 uur)
• 2.080 uur (bij een 40-urige werkweek, 52 weken x 40 uur)

Uitgangspunt voor de berekening van het aantal fte is de omvang (norm) zoals die is vastgelegd in de van toepassing zijnde CAO.

Waarom deze vraag?

Personeelstekort is een groot knelpunt in de zorg. Door zowel de instroom als de uitstroom te monitoren kan de NZa inschatten of er problemen ontstaan voor de continuïteit van zorg. Bij signalen van instabiliteit in een hele regio of sector kan dit voor de NZa aanleiding zijn om contact op te nemen met zorgaanbieders of zorgverzekeraars (in het kader van de zorgplicht) om de situatie te bespreken. Een hoog personeelsverloop kan bovendien negatieve gevolgen hebben voor de veiligheid en kwaliteit van zorg. Het toezicht op de veiligheid en kwaliteit van zorg valt onder de verantwoordelijkheid van de IGJ.

De Regeling openbare jaarverantwoording WMG maakt onderscheid in verschillende categorieën zorgaanbieders: micro, klein, middelgroot en groot. Dit onderscheid wordt gebaseerd op het balanstotaal en de netto-omzet, die beide in de jaarrekening zijn opgenomen, en het gemiddeld aantal fte van het totale personeel in loondienst. De NZa controleert aan de hand van deze drie criteria en de bijbehorende voorwaarden of een zorgaanbieder het juiste jaarrekeningmodel heeft gebruikt.

U geeft bij deze vraag het gemiddelde aantal fte van:

• zorgverleners in loondienst
• ingehuurde zorgverleners

Definities:

• Ingehuurd zorgpersoneel is in dienst van een ander bedrijf, heeft geen arbeidsovereenkomst met de inhurende organisatie. Het betreft uitzendkrachten, gedetacheerden, zelfstandige zonder personeel (zzp’ers). 
• Gemiddeld aantal fte: het totaal aantal zorgverleners/ingehuurde zorgverleners wordt per maand in fte, gedurende het boekjaar (twaalf maanden), bij elkaar opgeteld. Die uitkomst wordt vervolgens gedeeld door twaalf maanden en naar beneden afgerond.

Waarom deze vraag?

Met deze cijfers kan de NZa de verhouding tussen de (gedeclareerde) omzet en personeel vaststellen. Zo krijgt de NZa inzicht in de financiële gezondheid van zorgorganisaties en kunnen we de cijfers uit de jaarrekening beter begrijpen. We gebruiken deze informatie ook bij het behandelen van casuïstiek rond de betaalbaarheid van zorg.

Zorgaanbieders die model D en model F bijlage 1 van de Wijzigingsregeling Openbare jaarverantwoording WMG hebben ingevuld.

U geeft aan voor:

• Personeel in loondienst: de overige personeelskosten
• Personeel niet in loondienst:
  • Kosten ingehuurd zorgpersoneel
  • Kosten onderaannemers
  • Honorariumkosten vrijgevestigde medisch specialisten

Personenvennootschappen die model D en model F bijlage 2 van de Wijzigingsregeling Openbare jaarverantwoording WMG hebben ingevuld.

U geeft aan voor:

• Personeel in loondienst: de overige personeelskosten
• Personeel niet in loondienst:
  • Kosten ingehuurd zorgpersoneel
  • Kosten onderaannemers

Definities:

Personeel niet in loondienst (PNIL) omvat de kosten voor uitzendkrachten, gedetacheerden, zelfstandigen zonder personeel (zzp'ers) en onderaannemers. Ook de honorariumkosten van vrijgevestigde medisch specialisten vallen onder deze post. Niet opnemen: de inhuur van overige inhuurkrachten (niet zorg).  

Waarom deze vraag?

In de jaarrekeningmodellen D en F bijlage 1 en 2 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG worden deze posten niet opgenomen. Zonder deze informatie heeft de NZa geen volledig inzicht in de personeelskosten. Hoge personeelskosten kunnen wijzen op problemen in de bedrijfsvoering. Om de toegankelijkheid en continuïteit van de zorg te monitoren, is deze informatie onmisbaar.

Aan hoeveel unieke patiënten/cliënten heeft u in totaal, inclusief de patiënten/cliënten in onderaanneming, in het boekjaar zorg verleend (onderverdeeld naar financieringsstroom)?

U geeft hierop een antwoord in aantallen, uitgeplitst naar:

• Zvw
• Wlz
• Forensische zorg
• Overige zorg (Wmo en Jeugd)

Als aan de patiënt zorg wordt verleend die wordt gefinancierd vanuit meerdere financieringsbronnen, zoals de Zorgverzekeringswet (Zvw), Wet langdurige zorg (Wlz) of Jeugd, dan geldt dit als één unieke patiënt per financieringsstroom.

Waarom deze vraag?

Inzicht in het aantal patiënten/cliënten per financieringsstroom is relevant omdat zorgaanbieders vaak binnen meerdere financieringsstromen actief zijn. Deze vraag sluit aan bij de vraag uit de vragenlijst van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG. Daar wordt gevraagd naar het aantal unieke patiënten/cliënten aan wie de zorgaanbieder in totaal, inclusief de patiënten/cliënten in onderaanneming, in het boekjaar zorg heeft verleend. De NZa vraagt om een specificatie per financieringsstroom.

NB. Deze vraag alleen invullen door aanbieders wijkverpleging en aanbieders Wet langdurige zorg (Wlz).

U geeft aan of en zo ja, hoeveel patiënten/cliënten zorg bij u inkopen op basis van:

• een persoonsgebonden budget (PGB) Zvw
• een persoonsgebonden budget (PGB) Wlz

Waarom deze vraag?

De NZa kan momenteel niet achterhalen welke zorgaanbieders zorg leveren die gefinancierd wordt uit een PGB. Dit kan alleen op basis van andere bronnen die voor de NZa niet toegankelijk zijn. Hierdoor kan er een verschil ontstaan tussen de omzet volgens de bij de NZa beschikbare bronnen en de omzet die in de jaarrekening staat. Om dit verschil te begrijpen, moet de NZa weten of er zorg is gefinancierd vanuit PGB en voor hoeveel patiënten/cliënten dat geldt.

NB. Alleen invullen door zorgaanbieders die bij vraag 3b van vragenlijst 2 'geheel of gedeeltelijk' hebben ingevuld.

• U geeft de KVK-nummers op van de onderaannemers waaraan u zorg hebt uitbesteed.
• U geeft de KVK-nummers op van de hoofdaannemers voor wie u als onderaannemer zorg heeft verleend.

Waarom deze vraag?

Voor goed toezicht op de betaalbaarheid van zorg is het belangrijk om te weten hoeveel zorg wordt uitbesteed en aan wie. Daarom vragen wij om de handelsregisternummers (KVK-nummers) van onderaannemers van de zorgaanbieder, en van de partijen waarvoor de zorgaanbieder zelf als onderaannemer heeft gewerkt. Zorg wordt vaak uitbesteed aan ongecontracteerde aanbieders, die minder zichtbaar zijn voor toezichthoudende instanties. Uitbesteding vraagt ook extra aandacht voor de kwaliteit, organisatie en samenwerking in de zorgverlening. Hoge percentages van uitbesteding kunnen leiden tot risico’s op fouten, het weglekken van zorggeld of fraude.

U geeft met 'ja' of 'nee' aan of u één of meer contracten had met:

• Zorgverzekeraars
• Zorgkantoren
• Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

Waarom deze vraag?

Contracten geven een beeld van hoe de zorgverlening en samenwerking in de keten is georganiseerd. Zorgaanbieders worden meestal gemonitord door de partijen waarmee zij een contract hebben. Hierdoor kunnen risico’s voor toegankelijkheid, betaalbaarheid en rechtmatigheid van de zorg sneller worden gesignaleerd en wordt fraude eerder opgespoord.

Het ontbreken van een contract is op zichzelf geen teken van problemen. Partijen hebben immers contractvrijheid. Het is ook niet altijd de keuze van de zorgaanbieder om geen contract te hebben. Komen meerdere aandachtspunten naar voren, dan kunnen de NZa en IGJ verder onderzoek doen. Op basis van de beantwoording van deze vraag kunnen de NZa en IGJ bepalen welke organisaties moeten worden betrokken bij een eventueel onderzoek. Door informatie bij bijvoorbeeld de zorgverzekeraar op te vragen, kan de belasting voor de zorgaanbieder worden verminderd.

Deze vraag is niet van toepassing op eenmanszaken.

Had u een lening in het boekjaar?

• Nee
• Ja

Als u 'Ja' antwoordt, krijgt u een vervolgvraag:

Voldeed u in het boekjaar in het kader van uw financiering aan de met de geldverstrekkers overeengekomen financiële ratio’s?

• Ja
• Nee

U vult hier ook ‘nee’ in als u met meerdere geldverstrekkers afspraken heeft gemaakt en u slechts bij één van deze niet voldoet aan de overeengekomen ratio’s.

Definities:

Financiële ratio’s zijn verhoudingsgetallen die een indicatie geven over de financiële situatie en ontwikkeling van een zorgaanbieder.

Waarom deze vraag?

De NZa stelt deze vraag om de continuïteit van de zorg en de financiële stabiliteit van een zorgaanbieder te monitoren. Als een zorgaanbieder niet voldoet aan de financiële ratio's die met de geldverstrekker zijn afgesproken, kan de geldverstrekker de kredietregeling heroverwegen of zelfs opzeggen. Dit kan het voortbestaan van de zorgorganisatie mogelijk in gevaar brengen.

NB. Alleen invullen door besloten en naamloze vennootschappen.

Heeft u in het boekjaar dividend uitgekeerd?

• Nee
• Ja

Als u 'Ja' antwoordt, vult u in hoeveel dividend u heeft uitgekeerd.

Waarom deze vraag?

De NZa staat voor toegankelijke en betaalbare zorg. Zorggeld moet aantoonbaar en maatschappelijk verantwoord worden besteed aan passende (organisatie van) zorg. De beweging naar passende (organisatie van) zorg wordt breed ondersteund in het Integraal Zorg Akkoord (IZA). Zorgaanbieders die winst als belangrijkste drijfveer hebben en winst uitkeren, staan haaks op de doelen die het IZA voor ogen heeft. De NZa wil het risico op het weglekken van zorggeld verkleinen. Dit kan door, op basis van haar wettelijke taak (artikel 16n Wmg), toezicht te houden op de naleving van artikel 5 WTZi “Een instelling heeft geen winstoogmerk, behoudens de categorieën van instellingen genoemd in artikel 3.1. Uitvoeringsbesluit WTZi”. Het uitkeren van winst heeft echter altijd gevolgen voor de financiële situatie van de zorgaanbieder en daarmee voor de continuïteit en toegankelijkheid van de zorg.

NB. Niet van toepassing op kleine eenmanszaken

Alleen van toepassing als uit vraag 2 vragenlijst 2 blijkt dat u onderdeel bent van een groep.

Maakt u ten behoeve van het verlenen van zorg gebruik van diensten van andere rechtspersonen en/of personenvennootschappen binnen de structuur?

• Nee
• Ja

Als u 'Ja' antwoordt, geeft u de reden hiervoor op.

Waarom deze vraag?

Deze vraag en de vraag over verbonden partijen geven inzicht in wie de zorg feitelijk verleent en hoe de zorgverlening is georganiseerd. Zorgaanbieders, de entiteiten die de zorg daadwerkelijk leveren, maken vaak deel uit van een groter netwerk van verschillende entiteiten. Voor een goede zorgverlening, beheersing en besturing is het belangrijk om deze groepsstructuur te begrijpen. Zonder een integere bedrijfsvoering kan de structuur negatieve effecten hebben op publieke belangen. We zien in de praktijk dat juridische structuren soms zo worden opgezet dat transacties niet zichtbaar zijn voor maatschappelijk belanghebbenden. Door de groepsstructuur in kaart te brengen, krijgen de NZa en de IGJ inzicht in de onderlinge verhoudingen en de dienstverlening binnen de groep.

NB. Niet van toepassing op kleine eenmanszaken.

Is er sprake van verbonden partijen?

• Nee
• Ja --> dan geeft u de KVK-nummers van de verbonden partijen op en beantwoordt u ook de vervolgvraag.

Hebben er in het boekjaar één of meerdere transacties met verbonden partijen plaatsgevonden onder niet-zakelijke condities?

• Ja
• Nee

Voorbeelden van verbonden partijen:

• Zeggenschapsrelatie: moeder-, dochter- of zustermaatschappijen die aandelenbezit hebben op een andere zorgaanbieder of een onderneming;
• Nauw verwantschap: echtgenoten of familie die een bestuursfunctie hebben bij een andere zorgaanbieder of onderneming.

Let op: Dit zijn enkel aanwijzingen voor een zeggenschapsrelatie. Of die daadwerkelijk bestaat hangt af van de specifieke feiten en omstandigheden. Om dit concreet in kaart te brengen kunt u dit navragen bij uw accountant of financieel adviseur.

Definities:

• Verbonden partijen: Er is sprake van een verbonden partij als een partij beleidsbepalende invloed kan uitoefenen op een andere partij, dan wel invloed van betekenis kan uitoefenen op het zakelijke en financiële beleid van de andere partij (bron: Richtlijn voor de Jaarverslaggeving 330). Een verbonden partij kan deel uitmaken van de (eventuele) groepsstructuur, maar kan ook een partij buiten de groepsstructuur zijn. 
• Niet-zakelijke transacties: Van een niet-zakelijke transactie is sprake als een duidelijke logische zakelijke reden ontbreekt voor het plaatsvinden van de transactie of bij de transactie ongebruikelijke handelsvoorwaarden voorkomen, zoals ongebruikelijke prijzen, rentetarieven, borgstellingen en aflossingsvoorwaarden. Hier is aansluiting gezocht met de richtlijnen voor accountants (HRA 550).

Waarom deze vraag?

Deze vraag en de vraag over de groepsstructuur geven inzicht in wie de zorg feitelijk verleent en hoe de zorgverlening is georganiseerd. Zorgaanbieders, de entiteiten die de zorg daadwerkelijk leveren, maken vaak deel uit van een groter netwerk van verschillende entiteiten. Voor een goede zorgverlening en beheer is het belangrijk om deze groepsstructuur te begrijpen. Zonder een goede en integere bedrijfsvoering kan de structuur negatieve effecten hebben op publieke belangen. We zien ook in de praktijk dat juridische structuren soms zo worden opgezet dat transacties niet zichtbaar zijn voor maatschappelijke belanghebbenden. Door de groepsstructuur in kaart te brengen, krijgen de NZa en de IGJ inzicht in de onderlinge verhoudingen en de dienstverlening binnen de groep.

NB. Niet van toepassing op kleine eenmanszaken.

Invullen door zorgaanbieders die model D bijlage 1 en 2 van de Regeling openbare jaarverantwoording WMG hebben ingevuld.

U geeft per financieringsstroom op wat de totale zorgopbrengsten zijn:

• Zorgverzekeringswet (Zvw)
• Wet langdurige zorg (Wlz)
• Forensische zorg
• Overige zorg (Wmo en Jeugd)

Waarom deze vraag?

Kleine, middelgrote en grote zorgaanbieders zijn niet verplicht om deze financieringsstromen volledig in de jaarrekening op te nemen. Deze informatie is belangrijk voor inzicht in de toegankelijkheid en continuïteit van de zorg, omdat het laat zien van welke inkomstenbronnen de zorgaanbieder afhankelijk is. Voor hoofdaannemers kan dit deels worden bepaald op basis van Vektis-data, maar voor onderaannemers is dit niet zichtbaar. De zorgopbrengsten worden in dat geval beoordeeld in combinatie met andere cijfers uit de verslaggeving.